Mobitry

Baza automatyzacji

10 procesów, które da się zautomatyzować w firmie

Każdy wpis to jeden proces z sektora MŚP: co go uruchamia, jakie kroki robi automat, gdzie decyduje człowiek, ile czasu oszczędza i skąd to wiemy. Liczby pochodzą z wdrożeń albo są szacunkiem z podaną podstawą.

Co znajdziesz we wpisie

  • Kroki automatu i punkt kontroli człowieka
  • Oszczędność w godzinach tygodniowo, z podstawą
  • Czas wdrożenia, złożoność i odznaka dowodu
  • Kiedy się nie opłaca, warianty i koszty

Automatyzacja a integracja

Integracja przenosi dane między systemami. Automatyzacja podejmuje decyzje według reguł i oddaje wyjątki człowiekowi. Większość wpisów łączy jedno i drugie.

Złożoność
Systemy

Wszystkie wpisy (10)

Wdrożenie u klienta

Sprzedaż i magazyn

Zamówienia ze sklepu trafiają do ERP jako dokumenty

Zero przepisywania: opłacone zamówienie ze sklepu jest w ERP jako dokument w minutę od zakupu, z kontrahentem i pozycjami dopasowanymi do kartotek.

Oszczędność
10–20 h/tydz.
Wdrożenie
2–4 tyg.
Złożoność
  • PrestaShop
  • WooCommerce
  • Comarch ERP Optima
  • Subiekt GT
  • +1

Kontrola człowieka: Zamówienia bez dopasowanego kontrahenta lub pozycji, z ręczną korektą ceny albo z nietypową dostawą czekają na akceptację osoby z obsługi, zamiast trafić do ERP z błędem.

Zobacz, jak to działa
Wdrożenie u klienta

Obsługa klienta

Dane kontrahenta z GUS po numerze NIP, bez przepisywania

Po wpisaniu NIP formularz sam uzupełnia nazwę, adres i REGON firmy z rejestru GUS i sprawdza status VAT, więc nowy kontrahent trafia do systemu bez literówek.

Oszczędność
1–3 h/tydz.
Wdrożenie
1–2 tyg.
Złożoność
  • GUS (REGON)
  • Biała lista VAT
  • Comarch ERP Optima
  • Subiekt nexo
  • +2

Kontrola człowieka: Użytkownik widzi pobrane dane przed zapisem i może je poprawić; firmy bez wpisu w rejestrze, z niezgodnym adresem albo bez statusu czynnego podatnika VAT są oznaczane do ręcznego sprawdzenia.

Zobacz, jak to działa
Wdrożenie u klienta

Oferty i wyceny

Konfigurator dobiera produkt z katalogu i składa ofertę z ceną

Klient w kilku krokach dostaje dopasowany produkt z aktualnej oferty i cenę, a handlowiec gotową ofertę do sprawdzenia zamiast wyceny w arkuszu.

Oszczędność
4–12 h/tydz.
Wdrożenie
4–8 tyg.
Złożoność
  • PrestaShop
  • WooCommerce
  • Comarch ERP Optima
  • Subiekt nexo
  • +2

Kontrola człowieka: Oferty powyżej ustalonego progu kwoty, z parametrami spoza reguł albo z rabatem spoza cennika zatwierdza handlowiec, zanim trafią do klienta.

Zobacz, jak to działa
Wdrożenie u klienta

Finanse i faktury

Przypomnienia o płatnościach i noty odsetkowe wychodzą same

Klient dostaje przypomnienie przed terminem i po nim, a przeterminowana faktura dostaje notę odsetkową z poprawnie policzonymi odsetkami, bez arkusza i kalkulatora.

Oszczędność
2–6 h/tydz.
Wdrożenie
2–4 tyg.
Złożoność
  • Comarch ERP Optima
  • Subiekt nexo
  • Bank
  • E-mail
  • +1

Kontrola człowieka: Notę odsetkową i wezwanie do zapłaty wysyła osoba po sprawdzeniu listy; automat je przygotowuje. Najważniejsi klienci i sporne faktury są wyłączeni z automatycznych wezwań.

Zobacz, jak to działa
Wdrożenie u klienta

Marketing i lojalność

Program lojalnościowy: punkty za zakupy i katalog nagród w sklepie

Każdy zakup nalicza punkty automatycznie, klient widzi saldo na koncie i wymienia je na nagrody z katalogu, bez kodów rabatowych wysyłanych ręcznie.

Efekt
1 punkt za każdą złotówkę i nagrody z katalogu; punkty naliczane i rozliczane bez pracy ręcznej
Wdrożenie
3–6 tyg.
Złożoność
  • PrestaShop
  • WooCommerce
  • E-mail

Kontrola człowieka: Marketing ustala reguły i katalog nagród w panelu; podejrzane naliczenia (wiele kont na jeden adres, zwroty po wymianie punktów) trafiają na listę do sprawdzenia, zanim nagroda zostanie wysłana.

Zobacz, jak to działa
Wdrożenie u klienta

Finanse i faktury

Raport sprzedaży, marży i salda dla zarządu bez arkuszy

Zarząd widzi saldo, przychody, marżę i status transakcji na jednym pulpicie odświeżanym z systemów, zamiast czekać na zestawienie składane ręcznie z kilku plików.

Oszczędność
2–4 h/tydz.
Wdrożenie
3–6 tyg.
Złożoność
  • Comarch ERP Optima
  • Subiekt nexo
  • Bank
  • WooCommerce
  • +2

Kontrola człowieka: Osoba z finansów zatwierdza mapowanie nowych kont, produktów i kosztów bez przypisania; pulpit pokazuje, które liczby czekają na wyjaśnienie, zamiast je ukrywać.

Zobacz, jak to działa
Wg dokumentacji

Finanse i faktury

Faktury ze sklepu trafiają do KSeF, a numer wraca do zamówienia

Faktura do zamówienia firmowego powstaje i jest wysyłana do KSeF bez ręcznego wystawiania, a klient dostaje numer KSeF w mailu i w panelu sklepu.

Oszczędność
2–5 h/tydz.
Wdrożenie
2–4 tyg.
Złożoność
  • KSeF
  • WooCommerce
  • PrestaShop
  • Comarch ERP Optima
  • +2

Kontrola człowieka: Faktury odrzucone przez KSeF, korekty do zwrotów i prośby o fakturę do zamówienia złożonego bez NIP sprawdza i zatwierdza osoba z obsługi sklepu.

Zobacz, jak to działa
Szacunek

Sprzedaż i magazyn

Etykiety kurierskie i statusy przesyłek wracają do ERP i do klienta

Przesyłka jest nadana jednym kliknięciem z danymi z zamówienia, numer listu trafia do ERP i do klienta, a statusy doręczenia aktualizują się same.

Oszczędność
5–10 h/tydz.
Wdrożenie
2–3 tyg.
Złożoność
  • InPost
  • DPD
  • DHL
  • WooCommerce
  • +5

Kontrola człowieka: Przesyłki z nietypowym gabarytem, z adresem, którego system kuriera nie przyjął, albo za granicę zatwierdza osoba z magazynu; zwroty i przesyłki niedoręczone trafiają do obsługi klienta.

Zobacz, jak to działa
Szacunek

Finanse i faktury

Faktury kosztowe z maila i KSeF same idą do akceptacji i do ERP

Faktura kosztowa trafia do właściwej osoby bez przesyłania mailem, a po akceptacji ląduje w ERP z opisem i numerem KSeF; nikt nie pyta, czy ktoś to już zaakceptował.

Oszczędność
6–12 h/tydz.
Wdrożenie
4–8 tyg.
Złożoność
  • KSeF
  • E-mail
  • Comarch ERP Optima
  • Subiekt nexo
  • +1

Kontrola człowieka: Każda faktura przechodzi przez akceptację osoby; pola odczytane przez AI z niepewnością i faktury od nowych kontrahentów wymagają sprawdzenia przed księgowaniem.

Zobacz, jak to działa
Szacunek

Sprzedaż i magazyn

Stany i ceny z ERP aktualizują się w sklepie i na Allegro

Sklep i oferty na Allegro pokazują stan i cenę z ERP w kilka minut od zmiany, także przy kilku magazynach, więc nie sprzedajesz tego, czego nie ma.

Oszczędność
5–8 h/tydz.
Wdrożenie
2–4 tyg.
Złożoność
  • Comarch ERP Optima
  • Subiekt GT
  • Subiekt nexo
  • WooCommerce
  • +3

Kontrola człowieka: Zmiany ceny większe niż ustalony procent, ujemne stany i produkty bez dopasowanego kodu wymagają potwierdzenia osoby, zanim trafią do sklepu i na Allegro.

Zobacz, jak to działa

Nie widzisz swojego procesu?

Napisz, jakie systemy macie i co dziś przepisujecie ręcznie. W ciągu 24 godzin odpowiemy, czy to się u Was opłaca i co trzeba sprawdzić.

Usługa: automatyzacja procesów Usługa: integracje ERP