Dane kontrahenta z GUS po numerze NIP, bez przepisywania
Po wpisaniu NIP formularz sam uzupełnia nazwę, adres i REGON firmy z rejestru GUS i sprawdza status VAT, więc nowy kontrahent trafia do systemu bez literówek.
- Oszczędność
- 1–3 h/tydz.
- Podstawa: firma zakładająca 20–60 nowych kontrahentów tygodniowo i ok. 3 minuty na ręczne przepisanie danych z CEIDG lub KRS oraz sprawdzenie statusu VAT
- Czas wdrożenia
- 1–2 tygodnie
- Pierwszy etap, do uruchomienia u Was
- Złożoność
- 1/5 bardzo prosta
- Dowód
- Wdrożenie u klienta
- Działa w Panelu wierzytelności firmy Południe-Zachód: dane wierzyciela i dłużnika pobierane po NIP z rejestru REGON (GUS) i wykazu podatników VAT w 5-etapowym formularzu wyceny wierzytelności. Oszczędność to szacunek z podaną podstawą.
Kroki automatu
Co dzieje się po kolei i gdzie decyduje człowiek.
Wyzwalacz
Wpisanie numeru NIP w formularzu: w checkoucie sklepu, w CRM albo przy zakładaniu kontrahenta
- 1
Formularz sprawdza sumę kontrolną NIP, zanim wyśle zapytanie do rejestru
- 2
Integracja pyta rejestr REGON (API GUS) i pobiera nazwę, adres, REGON i formę prawną
- 3
Wykaz podatników VAT (biała lista) zwraca status VAT i zgłoszone rachunki bankowe
- 4
Pola formularza wypełniają się same; użytkownik widzi, co zostało pobrane, i może poprawić
- 5
Kontrahent trafia do ERP lub CRM z danymi z rejestru i datą sprawdzenia
Punkt kontroli człowieka
Użytkownik widzi pobrane dane przed zapisem i może je poprawić; firmy bez wpisu w rejestrze, z niezgodnym adresem albo bez statusu czynnego podatnika VAT są oznaczane do ręcznego sprawdzenia.
W tym wpisie
Nowy klient firmowy w sklepie albo kontrahent w CRM zaczyna się od przepisywania: ktoś otwiera CEIDG albo KRS, kopiuje nazwę i adres, sprawdza status VAT i wkleja wszystko do formularza. Trzy minuty na firmę, przy 20–60 nowych kontrahentach tygodniowo to godzina do trzech. Gorsza od straconego czasu jest literówka: błędny NIP na fakturze to korekta, a przy KSeF odrzucony dokument. Ta automatyzacja uzupełnia dane z rejestrów po samym NIP, a człowiek je tylko sprawdza.
Jak to działa krok po kroku
Wszystko zaczyna się od pola NIP: w checkoucie sklepu PrestaShop lub WooCommerce, w rejestracji klienta B2B, w CRM albo we własnej aplikacji. Zanim formularz wyśle zapytanie do rejestru, sprawdza sumę kontrolną numeru, więc literówka w NIP jest wyłapywana od razu.
Przy poprawnym numerze integracja pyta rejestr REGON przez bezpłatne API GUS i pobiera nazwę, adres, REGON i formę prawną. Równolegle sprawdza w wykazie podatników VAT (białej liście), czy firma jest czynnym podatnikiem i jakie rachunki bankowe zgłosiła.
Pola formularza wypełniają się same. Użytkownik widzi, co zostało pobrane, i może to poprawić, na przykład podać inny adres dostawy. Po zapisie kontrahent trafia do Comarch ERP Optima, Subiekta nexo albo CRM z danymi z rejestru i datą sprawdzenia. Tak działa Panel wierzytelności: dane wierzyciela i dłużnika uzupełniają się po NIP w pięcioetapowym formularzu wyceny.
Firmy bez wpisu w rejestrze, z adresem niezgodnym z wpisanym albo bez statusu czynnego podatnika VAT nie są blokowane po cichu. Dostają oznaczenie do ręcznego sprawdzenia, a o dalszym kroku decyduje osoba z obsługi albo handlowiec. To jest punkt kontroli człowieka.
Co jest potrzebne
- Klucz do API GUS: bezpłatny, ale trzeba go uzyskać jako użytkownik rejestru REGON.
- Osobne pole NIP w formularzu: w checkoucie, rejestracji B2B, CRM albo aplikacji.
- Reguły dla firm nieaktywnych: co robić z kontrahentem bez statusu czynnego podatnika VAT albo bez wpisu w rejestrze (ostrzeżenie, blokada, przedpłata).
- Zapis daty sprawdzenia: pole w ERP lub CRM z datą ostatniego potwierdzenia danych.
Kiedy się nie opłaca
Jeśli kontrahentów zakłada się wyłącznie w ERP, nie trzeba nic budować: Subiekt nexo i Comarch ERP Optima mają wbudowane pobieranie danych kontrahenta z GUS. Automatyzacja opłaca się tam, gdzie NIP wpisuje klient albo handlowiec poza ERP: w sklepie, w CRM, we własnej aplikacji. Przy kilku nowych firmach miesięcznie oszczędność czasu będzie niewielka; wtedy liczy się głównie brak literówek na fakturze, zwłaszcza gdy idzie ona do KSeF (więcej we wpisie o fakturach sprzedaży do KSeF).
Warianty
- Kontrahenci z Unii: numery VAT UE sprawdzane przez VIES.
- Rachunek przed przelewem: sprawdzenie, czy konto dostawcy jest na białej liście, zanim wyjdzie płatność powyżej 15 000 zł między firmami.
- Cykliczne odświeżanie: istniejący kontrahenci sprawdzani ponownie co ustalony czas, żeby wyłapać zmianę adresu albo utratę statusu VAT.
- Dane do oferty i umowy: nazwa, adres i REGON z rejestru trafiają prosto do oferty albo umowy.
Ile to kosztuje
Wycenę podajemy po analizie: liczy się liczba miejsc z polem NIP (sklep, CRM, aplikacja), system docelowy i liczba reguł dla firm nieaktywnych. Pierwszy etap, czyli jedno miejsce z pobieraniem z GUS i białej listy, zamyka się zwykle w 1–2 tygodniach i ma stałą cenę ustaloną przed startem. Koszty bieżące są niewielkie: rejestry są bezpłatne, zostaje hosting i ewentualna licencja API po stronie ERP.
Najczęstsze pytania
Czy rejestry są płatne?
Nie, oba API są bezpłatne. API GUS wymaga klucza użytkownika, a oba mają limity zapytań, dlatego odpowiedzi zapamiętujemy i nie pytamy o tę samą firmę kilka razy dziennie.
Co z jednoosobowymi działalnościami?
Rejestr REGON obejmuje też jednoosobowe działalności, więc dane pobierają się tak samo jak dla spółek. Część małych firm nie jest czynnymi podatnikami VAT; formularz pokazuje to jako informację, nie błąd.
Czy to zastępuje weryfikację kontrahenta?
Nie. Rejestry dają dane rejestrowe i status VAT, nie ocenę wiarygodności płatniczej. Integracja potwierdza, że firma istnieje i jak się nazywa; to, czy płaci na czas, sprawdza się inaczej.
