Przypomnienia o płatnościach i noty odsetkowe wychodzą same
Klient dostaje przypomnienie przed terminem i po nim, a przeterminowana faktura dostaje notę odsetkową z poprawnie policzonymi odsetkami, bez arkusza i kalkulatora.
- Oszczędność
- 2–6 h/tydz.
- Podstawa: firma z 50–150 przeterminowanymi fakturami miesięcznie i ok. 10 minutami na ręczne sprawdzenie, wyliczenie odsetek i przygotowanie noty
- Czas wdrożenia
- 2–4 tygodnie
- Pierwszy etap, do uruchomienia u Was
- Złożoność
- 2/5 prosta
- Dowód
- Wdrożenie u klienta
- Kalkulator odsetek i generator not odsetkowych z zapisem do PDF działa w Panelu wierzytelności firmy Południe-Zachód: historyczne stopy NBP, przesuwanie terminów z dni wolnych, wiele faktur i częściowe spłaty. Harmonogram przypomnień i połączenie z ERP to wariant szacowany; oszczędność to szacunek z podaną podstawą.
Kroki automatu
Co dzieje się po kolei i gdzie decyduje człowiek.
Wyzwalacz
Faktura z ERP zbliża się do terminu płatności albo go przekroczyła, a wpłata nie została rozliczona
- 1
Integracja codziennie pobiera z ERP faktury z terminem płatności i stan rozliczeń
- 2
Przed terminem wysyła przypomnienie e-mailem, po terminie wezwania według ustalonego harmonogramu
- 3
Dla faktur przeterminowanych liczy odsetki z uwzględnieniem zmian stóp NBP i dni wolnych
- 4
Generuje notę odsetkową jako PDF i przygotowuje ją do wysyłki
- 5
Wpłata rozliczona w ERP zatrzymuje kolejne kroki; sprawy bez reakcji trafiają na listę do decyzji
Punkt kontroli człowieka
Notę odsetkową i wezwanie do zapłaty wysyła osoba po sprawdzeniu listy; automat je przygotowuje. Najważniejsi klienci i sporne faktury są wyłączeni z automatycznych wezwań.
W tym wpisie
Przy sprzedaży z odroczonym terminem płatności ktoś raz w tygodniu otwiera listę należności w ERP, porównuje ją z wyciągiem, wysyła kilkanaście maili z przypomnieniem i liczy odsetki w arkuszu, zgadując, która stopa NBP obowiązywała w którym tygodniu. Przy 100 przeterminowanych fakturach miesięcznie to kilka godzin tygodniowo, a nota z błędnie policzonymi odsetkami wraca z reklamacją. Ta automatyzacja wysyła przypomnienia według harmonogramu, liczy odsetki okresami i przygotowuje notę do decyzji.
Jak to działa krok po kroku
Integracja raz dziennie pobiera z ERP (Comarch ERP Optima przez moduł API, Subiekt nexo przez dodatek Sfera) faktury z terminem płatności i stan rozliczeń. Wpłaty, także częściowe, od razu zmniejszają kwotę do przypomnienia. Faktury sporne i klienci z listy wyłączeń są pomijani.
Przed terminem klient dostaje przypomnienie e-mailem, np. 3 dni wcześniej. Po terminie idą kolejne przypomnienia według harmonogramu, np. 7 i 21 dni po terminie. Termin przypadający w sobotę albo dzień wolny przesuwa się na następny dzień roboczy, więc przypomnienie nie wychodzi za wcześnie. Klient z pięcioma zaległymi fakturami dostaje jeden mail z listą, nie pięć.
Dla faktur przeterminowanych integracja liczy odsetki. Ustawowe za opóźnienie to stopa referencyjna NBP plus 5,5 punktu procentowego, w transakcjach między firmami plus 10 punktów procentowych. Stopa się zmienia, więc odsetki liczy się okresami. Wynik trafia na notę w PDF, z wieloma fakturami i częściowymi spłatami na jednym dokumencie. Kalkulator i generator not działają w Panelu wierzytelności firmy windykacyjnej Południe-Zachód.
Notę i wezwanie do zapłaty wysyła osoba, nie automat. Raz dziennie dostaje listę spraw gotowych do wysyłki i spraw bez reakcji, przy których trzeba zdecydować: zadzwonić, rozłożyć na raty, przekazać do windykacji. Najważniejsi klienci i faktury sporne są wyłączeni z automatycznych wezwań.
Co jest potrzebne
- Interfejs ERP: dodatek Sfera dla Subiekta nexo albo moduł API Comarch ERP Optima.
- Rozliczanie wpłat w ERP: wyciąg bankowy księgowany codziennie albo importowany automatycznie.
- Harmonogram i treści wiadomości: kiedy wysyłać, jakim tonem, z czyim podpisem i kto dostaje kopię.
- Lista wyłączeń: klienci strategiczni, faktury sporne, kontrahenci z ustaloną spłatą ratalną.
Kiedy się nie opłaca
Jeśli sprzedajecie za przedpłatą, na przykład w sklepie dla konsumentów, nie ma czego przypominać. Przy kilku strategicznych klientach lepiej działa telefon opiekuna niż mail z automatu. Gdy windykację zleciliście firmie zewnętrznej z własnym systemem, dublowanie wezwań zmyli klienta; wystarczy eksport spraw.
Warianty
- Same przypomnienia bez not: harmonogram maili przed terminem i po nim, bez odsetek.
- SMS: krótkie przypomnienie dzień przed terminem trafia do osoby, która płaci, nie do skrzynki ogólnej.
- Eskalacja do opiekuna klienta: po ustalonej liczbie dni bez reakcji sprawa trafia do handlowca z historią kontaktu.
- Blokada zamówień w sklepie B2B: dłużnik z przeterminowaną fakturą nie złoży kolejnego zamówienia, dopóki nie zapłaci; wymaga integracji sklepu z ERP.
Ile to kosztuje
Wycenę podajemy po analizie: liczy się ERP i jego interfejs, liczba kanałów (e-mail, SMS) i to, czy nota ma uwzględniać odsetki umowne i rekompensatę za koszty odzyskiwania należności (40, 70 albo 100 euro zależnie od kwoty). Pierwszy etap, czyli przypomnienia i noty z danymi z ERP, zamyka się w 2–4 tygodniach i ma stały zakres oraz cenę ustaloną przed startem. Koszty bieżące to licencja interfejsu ERP, hosting, bramka SMS i opcjonalnie opieka SLA.
Najczęstsze pytania
Czy klienci nie poczują się ścigani?
To zależy od tonu i harmonogramu, które ustalamy przed startem. Przypomnienie przed terminem to przysługa dla klienta, nie wezwanie. Najważniejszych klientów wyłączacie z automatu, a pierwszy mail po terminie może wychodzić z podpisem opiekuna.
Czy nota odsetkowa jest obowiązkowa?
Nie, to prawo wierzyciela, nie obowiązek. Wiele firm wysyła tylko przypomnienia, a notę zostawia dla klientów, którzy regularnie płacą po terminie. Automat liczy odsetki w tle, więc decyzja o nocie zapada z gotową kwotą.
Skąd automat wie, że faktura została opłacona?
Z rozliczeń w ERP. Gdy księgowość rozliczy wpłatę z wyciągu bankowego, faktura znika z listy przypomnień, a częściowa wpłata zmniejsza kwotę. Dlatego warunkiem startu jest codzienne rozliczanie wyciągu.
