Faktury kosztowe z maila i KSeF same idą do akceptacji i do ERP

Faktura kosztowa przychodzi mailem do kogokolwiek: do handlowca, do prezesa, na skrzynkę ogólną. Ktoś przesyła ją dalej z pytaniem, czyja to faktura, przypomina o akceptacji, a na końcu księgowa przepisuje ją do ERP. Przy 300 fakturach miesięcznie to kilkanaście takich wędrówek dziennie i codzienne pytanie, czy ktoś to już zatwierdził. Ta automatyzacja zbiera faktury w jednym miejscu, kieruje je do właściwej osoby i po akceptacji zapisuje w ERP z opisem i numerem KSeF.

Jak to działa krok po kroku

Integracja ma dwa źródła. Z KSeF pobiera przez API nowe faktury zakupu na Wasz NIP; mają komplet danych, bo trafiają tam jako ustrukturyzowany XML. Ze skrzynki faktury@ pobiera PDF-y i skany od dostawców spoza KSeF. Te dokumenty odczytuje AI i oznacza pola, których nie jest pewna.

Każda faktura dostaje akceptanta według spisanych reguł: po kontrahencie, dziale, MPK albo kwocie. Akceptant dostaje powiadomienie e-mailem albo w Microsoft Teams i zatwierdza jednym kliknięciem, także z telefonu. Na czas urlopu kolejkę przejmuje zastępca, a faktura, która leży za długo, jest eskalowana do przełożonego.

Zaakceptowana faktura trafia do ERP jako dokument zakupu: w Subiekcie nexo przez dodatek Sfera, w Comarch ERP Optima przez moduł API. Dokument ma opis z obiegu (akceptant, MPK, komentarz) i numer KSeF. Oryginał i historia akceptacji zostają w archiwum z wyszukiwarką, u Was albo w chmurze z serwerami w UE, z dostępem według działów.

Punkt kontroli człowieka jest wbudowany: żadna faktura nie trafia do ERP bez akceptacji osoby. Dokumenty spoza KSeF z niepewnymi polami i faktury od nowych kontrahentów wymagają sprawdzenia przed księgowaniem. Nowego kontrahenta można przy okazji zweryfikować, jak we wpisie o danych kontrahenta po NIP.

Co jest potrzebne

• Dostęp do KSeF dla systemu: uprawnienia nadane integracji oraz token albo certyfikat trzymany poza repozytorium kodu.
• Skrzynka faktury@: jeden adres dla dostawców; integracja nie zagląda do prywatnych skrzynek.
• Interfejs ERP: dodatek Sfera dla Subiekta nexo albo moduł API Comarch ERP Optima.
• Reguły akceptacji i lista MPK: progi kwot, kto zatwierdza faktury których działów, kto kogo zastępuje; zwykle najdłuższa część przygotowań.

Kiedy się nie opłaca

Poniżej około 50 faktur miesięcznie obieg mieści się u jednej osoby i wdrożenie zwróci się powoli. Jeśli księgowość prowadzi biuro rachunkowe z własnym obiegiem dokumentów, lepiej podpiąć się pod jego narzędzie. Gdy firma nie ma ERP, wystarczy skrzynka faktury@ i przekazywanie paczki dokumentów do biura.

Warianty

• Akceptacja wielostopniowa: faktury do ustalonej kwoty zatwierdza kierownik działu, powyżej niej dodatkowo dyrektor finansowy.
• Faktury zagraniczne i w walucie: dostawcy spoza Polski nie wystawiają faktur w KSeF, więc ich dokumenty przechodzą przez odczyt AI z obowiązkową weryfikacją i trafiają do ERP w walucie.
• Biuro rachunkowe zamiast ERP: ostatnim krokiem jest eksport paczki zaakceptowanych faktur z opisami do biura.

Ile to kosztuje

Wycenę podajemy po analizie: liczy się liczba źródeł faktur, interfejs ERP, liczba ścieżek akceptacji i udział dokumentów spoza KSeF. Pierwszy proces, czyli KSeF plus skrzynka faktury@, jedna ścieżka akceptacji i zapis do ERP, zamyka się zwykle w 4–8 tygodniach i ma stały zakres oraz cenę ustaloną przed startem. Koszty bieżące to licencja interfejsu ERP, hosting, odczyt AI rozliczany od liczby skanów i opcjonalnie opieka SLA. Więcej o obiegu dokumentów na stronie automatyzacji procesów.

Najczęstsze pytania

Czy AI poprawnie odczyta faktury?

Faktur z KSeF nie trzeba odczytywać, bo przychodzą jako dane, nie obraz. Odczyt AI dotyczy tylko PDF-ów i skanów spoza KSeF; niepewne pola są oznaczone i czekają na potwierdzenie osoby, zanim faktura pójdzie dalej.

Czy pracownicy muszą uczyć się nowego systemu?

Akceptant widzi powiadomienie z podsumowaniem faktury i dwoma przyciskami: zatwierdź albo odrzuć z komentarzem. Działa to z maila, Teams i telefonu. Panel z archiwum i wyszukiwarką potrzebuje tylko księgowość.

Co z fakturą, która utknęła u nieobecnego akceptanta?

Każdy akceptant ma zastępstwo, które przejmuje jego kolejkę na czas urlopu. Jeśli faktura leży dłużej niż ustalony limit, integracja przypomina, a potem przekazuje ją przełożonemu. Księgowość widzi, które faktury czekają, u kogo i od kiedy.