Faktury ze sklepu trafiają do KSeF, a numer wraca do zamówienia
Faktura do zamówienia firmowego powstaje i jest wysyłana do KSeF bez ręcznego wystawiania, a klient dostaje numer KSeF w mailu i w panelu sklepu.
- Oszczędność
- 2–5 h/tydz.
- Podstawa: sklep ze 100–300 fakturami dla firm miesięcznie i ok. 4 minutami na ręczne wystawienie faktury w programie oraz przepisanie numeru KSeF do zamówienia
- Czas wdrożenia
- 2–4 tygodnie
- Pierwszy etap, do uruchomienia u Was
- Złożoność
- 3/5 średnia
- Dowód
- Wg dokumentacji
- Opis oparty na dokumentacji API KSeF 2.0 i przepisach o fakturach ustrukturyzowanych (stan na listopad 2026); przed wdrożeniem sprawdzamy go na danych sklepu. Szczegóły w artykule „KSeF w sklepie internetowym” w Wiedzy.
Kroki automatu
Co dzieje się po kolei i gdzie decyduje człowiek.
Wyzwalacz
Opłacone zamówienie z numerem NIP nabywcy (zakup na firmę)
- 1
Sklep sprawdza sumę kontrolną NIP w checkoucie i zapisuje go jako osobne pole zamówienia
- 2
Po opłaceniu zamówienia faktura powstaje w systemie, który fakturuje: w ERP, w programie do faktur albo w sklepie
- 3
Faktura jest wysyłana do KSeF jako XML w strukturze FA(3); integracja zapisuje numer referencyjny sesji
- 4
Numer KSeF i status wracają do zamówienia, do maila z fakturą i do panelu klienta
- 5
Faktury odrzucone przez KSeF i korekty do zwrotów trafiają do kolejki do sprawdzenia
Punkt kontroli człowieka
Faktury odrzucone przez KSeF, korekty do zwrotów i prośby o fakturę do zamówienia złożonego bez NIP sprawdza i zatwierdza osoba z obsługi sklepu.
W tym wpisie
Zamówienie na firmę kończy się dziś tak: klient wpisuje NIP w polu „nazwa firmy” albo w uwagach, a ktoś z obsługi wystawia fakturę ręcznie, wysyła ją do KSeF i przepisuje numer KSeF do zamówienia. Przy 200 takich zamówieniach miesięcznie to kilkanaście faktur dziennie, a każdy błąd w NIP to korekta, bo faktury w KSeF nie da się poprawić inaczej. Ta automatyzacja wystawia fakturę sama i oddaje numer KSeF do zamówienia i do maila.
Jak to działa krok po kroku
Najważniejsze dzieje się w checkoucie. NIP jest osobnym polem z walidacją sumy kontrolnej, a nie dopiskiem w nazwie firmy czy w uwagach, więc faktura powstaje z poprawnymi danymi nabywcy. To pole dodajemy jako pierwsze, zanim podłączymy KSeF.
Po opłaceniu zamówienia faktura powstaje w systemie fakturującym. Comarch ERP Optima i Subiekt nexo mają wysyłkę do KSeF, więc sklep przekazuje im komplet danych nabywcy. Jeśli faktury powstają w sklepie, integracja buduje XML w strukturze FA(3) i wysyła go przez API KSeF 2.0. Faktura jest wystawiona w dniu przesłania do KSeF, nie w dniu zamówienia.
Numer KSeF i status wracają do zamówienia, do maila z fakturą i do panelu klienta; klient firmowy podaje ten numer w tytule przelewu. Gdy KSeF nie odpowie w czasie, integracja nie ponawia wysyłki na ślepo (to tworzy duplikaty), tylko sprawdza status po numerze referencyjnym sesji. Więcej w artykule KSeF w sklepie internetowym.
Osoba z obsługi dostaje kolejkę trzech rodzajów spraw: faktury odrzucone przez KSeF (zwykle błąd w danych nabywcy), korekty do zwrotów, które muszą wskazywać numer KSeF faktury pierwotnej, i prośby o fakturę do zamówienia bez NIP. Automat przygotowuje dokument, człowiek zatwierdza.
Co jest potrzebne
- Pole NIP i dostęp do API sklepu: osobne pole NIP z walidacją sumy kontrolnej oraz klucze REST API w WooCommerce albo klucz Webservice w PrestaShop.
- Dostęp do KSeF dla systemu: uprawnienia nadane integracji oraz token lub certyfikat trzymany poza repozytorium kodu.
- Interfejs systemu fakturującego: dodatek Sfera dla Subiekta nexo, moduł API Comarch ERP Optima albo interfejs programu do faktur.
Kiedy się nie opłaca
Sklep sprzedający tylko konsumentom nie musi tego wdrażać, bo faktury dla osób prywatnych są w KSeF dobrowolne. Przy kilkunastu fakturach B2B miesięcznie wystarczy wtyczka do sklepu z wysyłką do KSeF. Jeśli faktury wystawia biuro rachunkowe w swoim programie, druga ścieżka nie ma sensu; lepiej przekazywać biuru uporządkowane dane z zamówień.
Warianty
- Wtyczka do sklepu: wtyczka wystawia fakturę i wysyła ją do KSeF; my dodajemy pole NIP i numer KSeF w panelu klienta.
- Fakturowanie w ERP: ERP wysyła fakturę do KSeF, a numer wraca do sklepu. Najczęściej uzupełniamy gotową integrację ERP o numer KSeF, status faktury i korekty; to 2–4 tygodnie.
- Zamówienia z marketplace’ów: dane nabywcy bywają niepełne, więc zamówienie czeka w kolejce na uzupełnienie przed fakturą.
Ile to kosztuje
Wycenę podajemy po analizie: liczy się system fakturujący, istniejąca integracja z ERP i liczba wyjątków (korekty, zaliczki, marketplace’y). Pierwszy etap, czyli pole NIP, wysyłka do KSeF i numer z powrotem w zamówieniu, zamyka się w 2–4 tygodniach i ma stały zakres oraz cenę ustaloną przed startem. Koszty bieżące to ewentualna licencja interfejsu ERP, hosting i opcjonalnie opieka SLA.
Najczęstsze pytania
Czy sklep sprzedający konsumentom musi wystawiać faktury w KSeF?
Nie, faktury dla konsumentów są w KSeF dobrowolne. Faktury dla firm muszą tam trafiać: obowiązek wchodził etapami od 1 lutego 2026 r., od 1 kwietnia 2026 r. objął pozostałych podatników, a od 1 stycznia 2027 r. obejmie najmniejsze firmy.
Co się dzieje, gdy KSeF nie działa?
Faktura powstaje normalnie i idzie w trybie offline24, czyli najpóźniej następnego dnia roboczego; na dłuższe przerwy jest tryb awaryjny. Klient dostaje dokument od razu, a numer KSeF dochodzi po przyjęciu przez system.
Co ze zwrotem towaru od firmy?
Zwrot od firmy wymaga faktury korygującej, która musi wskazywać numer KSeF faktury pierwotnej. Integracja przygotowuje korektę na podstawie zwrotu w sklepie, a osoba z obsługi sprawdza kwotę i zatwierdza wysyłkę do KSeF.