Raport sprzedaży, marży i salda dla zarządu bez arkuszy
Zarząd widzi saldo, przychody, marżę i status transakcji na jednym pulpicie odświeżanym z systemów, zamiast czekać na zestawienie składane ręcznie z kilku plików.
- Oszczędność
- 2–4 h/tydz.
- Podstawa: zespół, który składa cotygodniowe zestawienie dla zarządu z 3–4 źródeł w 4–8 godzin; w Autaswiss CRM czas przygotowania raportów skrócił się o 45%
- Czas wdrożenia
- 3–6 tygodni
- Pierwszy etap, do uruchomienia u Was
- Złożoność
- 3/5 średnia
- Dowód
- Wdrożenie u klienta
- Pulpit KPI z porównaniem okresów i wynikiem rok do roku oraz modułami sprzedaży, kosztów, magazynu i rozliczeń działa w Autaswiss CRM (Autaswiss AG, Szwajcaria); czas przygotowania raportów skrócił się tam o 45%. Połączenie z polskimi ERP i sklepem to wariant szacowany.
Kroki automatu
Co dzieje się po kolei i gdzie decyduje człowiek.
Wyzwalacz
Harmonogram (np. co godzinę) albo nowy dokument w ERP, zamówienie w sklepie lub wpłata na koncie
- 1
Integracja pobiera z ERP dokumenty sprzedaży, koszty i rozrachunki, ze sklepu zamówienia, z banku wpłaty
- 2
Dane są sprowadzane do wspólnych słowników: kontrahent, produkt, okres, źródło sprzedaży
- 3
Pulpit liczy wskaźniki: przychód, marżę, saldo, należności po terminie, porównanie okresów i rok do roku
- 4
Raport dzienny lub tygodniowy trafia e-mailem jako PDF albo link do pulpitu
- 5
Odchylenia od planu i dane bez przypisania (np. koszt bez projektu) trafiają na listę do wyjaśnienia
Punkt kontroli człowieka
Osoba z finansów zatwierdza mapowanie nowych kont, produktów i kosztów bez przypisania; pulpit pokazuje, które liczby czekają na wyjaśnienie, zamiast je ukrywać.
W tym wpisie
Co tydzień ktoś z finansów składa zestawienie dla zarządu z trzech albo czterech źródeł: eksport sprzedaży z ERP, zamówienia ze sklepu, wyciąg z banku i arkusz z kosztami. Zajmuje to pół dnia, a liczby i tak są z piątku, nie z dziś. Ta automatyzacja zbiera dane z systemów na jeden pulpit, który odświeża się sam, a człowiek zajmuje się tym, czego liczby nie wyjaśniają.
Jak to działa krok po kroku
Integracja pobiera dane co godzinę albo po zdarzeniu: nowy dokument w ERP, zamówienie w sklepie, wpłata na koncie. Z Comarch ERP Optima i Subiekta nexo bierze dokumenty sprzedaży, koszty i rozrachunki przez interfejs programistyczny (moduł API Optimy, dodatek Sfera) albo przez dostęp tylko do odczytu do bazy. Ze sklepu WooCommerce lub PrestaShop pobiera zamówienia przez API, z banku wpłaty z wyciągów albo przez open banking.
Potem sprowadza wszystko do wspólnych słowników: kontrahent, produkt, okres, źródło sprzedaży. Ten sam klient w ERP i w sklepie musi być jednym kontrahentem, a grupa produktów z ERP odpowiadać kategorii sklepu. Nowe pozycje trafiają do mapowania, zanim wejdą do wskaźników.
Pulpit liczy wskaźniki spisane z zarządem: przychód, marżę, saldo, należności po terminie, porównanie z poprzednim okresem i rok do roku. Raport dzienny albo tygodniowy wychodzi e-mailem jako PDF albo link do pulpitu. W Autaswiss CRM taki pulpit pokazuje saldo bieżące, przychód z dnia i konwersję leadów z porównaniem miesiąca, kwartału i roku; czas przygotowania raportów skrócił się tam o 45%.
Odchylenia od planu i dane bez przypisania (koszt bez projektu) nie znikają w sumach. Trafiają na listę do wyjaśnienia, którą prowadzi osoba z finansów; ona też zatwierdza mapowanie nowych kont i produktów. To jest punkt kontroli człowieka: pulpit pokazuje, które liczby czekają na wyjaśnienie, zamiast je ukrywać.
Co jest potrzebne
- Dostęp do danych: interfejs programistyczny ERP albo dostęp tylko do odczytu do bazy, klucze API sklepu, wyciągi bankowe albo open banking.
- Słowniki: plan kont, grupy produktów, miejsca powstawania kosztów. Bez nich integracja nie wie, co z czym sumować.
- Definicja wskaźników: spisana z zarządem, łącznie z tym, co u Was znaczy „marża” (po rabatach czy przed).
- Właściciel danych po stronie finansów: jedna osoba, która zatwierdza mapowania i zamyka listę do wyjaśnienia.
Kiedy się nie opłaca
Jeśli cała sprzedaż i koszty są w jednym ERP z dobrym modułem raportów, wystarczy go skonfigurować. Jeśli arkusz zajmuje pół godziny w tygodniu, integracja zwróci się bardzo powoli. Odradzamy też start przy niekompletnych danych (koszty bez przypisania, zdublowani kontrahenci). Pulpit pokaże bałagan szybciej, ale go nie uporządkuje.
Warianty
- Gotowe narzędzie BI: warstwę danych budujemy my, a pulpit powstaje w Power BI albo Looker Studio, jeśli zespół już z nich korzysta.
- Raport dla handlowców: ten sam pulpit per region albo per handlowiec, z dostępem tylko do własnych liczb.
- Alerty progowe: saldo poniżej ustalonej kwoty albo należności po terminie powyżej progu wysyłają powiadomienie na e-mail lub do Microsoft Teams; stąd blisko do przypomnień o płatnościach.
Ile to kosztuje
Wycenę podajemy po analizie źródeł danych: liczy się liczba systemów, to, czy ERP ma interfejs programistyczny, i ile wskaźników trzeba uzgodnić. Pierwszy etap, czyli pulpit z podstawowymi wskaźnikami z ERP i banku, zamyka się zwykle w 3–6 tygodniach i ma stałą cenę ustaloną przed startem. Koszty bieżące to licencje API po stronie ERP, hosting warstwy danych i opcjonalnie opieka SLA.
Najczęstsze pytania
Czy to zastąpi księgowość?
Nie. Pulpit daje obraz zarządczy: ile sprzedaliśmy, ile zarobiliśmy, ile są nam winni kontrahenci. Księgi nadal prowadzi księgowość w ERP, a pulpit korzysta z tych samych dokumentów.
Co jeśli liczby z ERP i sklepu się nie zgadzają?
Zamówienie bez dokumentu w ERP albo dokument bez zamówienia trafia na listę do wyjaśnienia, a osoba z finansów rozstrzyga, czy to opóźnienie w księgowaniu, czy błąd.
Czy zarząd potrzebuje logowania do ERP?
Nie. Pulpit to osobna aplikacja z własnymi kontami i uprawnieniami, a raport przychodzi e-mailem.
